如何做好PPT演讲?拿好这份指南

又到年底,年终总结、期末报告、求职自我介绍……不少地方都需要做PPT演讲。PPT演讲是一项不可或缺的技能,但并非所有人都能掌握这门技能。

今天我们将从“如何准备PPT”和“如何准备演讲”两方面来聊聊这个话题。




Part1:如何准备PPT?


1、在开始制作ppt之前,需先了解一些基本信息



1.1 投影仪的比例

一般而言,国内主流的投影屏幕是4:3 和16:9。如果没有特别的特效或者动画,建议尽量使用PDF来投影,避免不同的设备出现字体或者排版的异常。


1.2 表达对象是谁

这一部分关系到所要准备的内容。


1.3 演讲的时长

这个就很好理解了,涉及ppt的篇幅和展示内容的详细程度。


1.4 演讲场地的大小

主要考虑视线和远近的问题。如果投影屏幕距离最后一排的距离非常远,那么在做ppt的时候就应该把文字大小和一些细节信息处理得大一些,方便后排得人也能看清楚。


2、确认ppt的主题和内容

PPT演讲的本质是传递信息,你要掌握如何把信息表达清楚。在这里推荐使用金字塔原理进行内容的构思和写作。

金字塔原理:当你要表述某一事情时,先把最终的观点写出来,然后寻找一级论据,完成第一次拆分。如果以及论据二级论据来支撑,那就继续拆分二级论据,如此往复,直到最终所有论据都不能再拆分。


3、内容提纲挈领,而非说明

相较于阅读型的ppt,演讲型的ppt最大的特点就是字少。因此千万不要把ppt做成滴水不漏的信息说明书,然后演讲的时候就傻乎乎的在台上照本念经。

正确的做法是,ppt上仅展示必要的信息提示,能配合演讲即可。


4、多用图片,少用文字

在读图年代,表情包甚至都代表了说话态度和情绪,你就不要用大段的文字来挑战听众的耐性了。一图胜千言,一张使用合理得当的图片带给观众的视觉表现力,远超文字。

之所有会有这么大的差距,是因为大脑更容易接受视觉化的东西,图片有利于听众在大脑中构建情景。当然,图片千篇好,也需要适量的文字起到注解的作用。

在图片的选用上,还应尽量挑选高清无水印,和文字具有一定相关性。背景图片挑选时亦要遵循简约清晰的原则。


5、少用表格,多用图表

图表是表格信息的可视化表达方式,在上文中也说到了,PPT演讲的目的是传递信息,而大脑更容易接受视觉化的信息,所以,当要展示数据时,建议多用图表。


6、注重每页ppt风格统一

这里的统一包含语言风格、设计风格和素材风格。


7、注重封面和封底的设计

在做封面和封底设计时,不要简单地从美观度考虑,更多时候,还要注重功能性。

封面决定了观众对PPT,甚至演讲的第一印象。它可以用来传递一个信息,告诉观众你要做什么。

正常情况下,我们在封底会用谢谢来表示一种礼仪,但你也可以用封底来传递信息或展示结论。


8、合理使用目录页

目录页的作用就相当于在观众脑中构建一个框架,它可能让观众大致明白你要讲哪些内容,以及各部分内容之间有什么关联性。

不仅要在开始的时候展示目录页,在每一部分的结尾处,也要再次展示出来,并且把刚才讲的所有内容,简单回顾一下,然后再开始讲下一部分。


9、字体和排版设计

字体的种类有很多,相较于阅读型的PPT,演讲PPT中字体通常选用无衬线字体,1-2种字体就足够了。如果你的内容没有明确的主题或者偏向的风格,可以采用这些字体。(注意版权问题)

排版四原则:亲密,对齐,对比,重复(推荐阅读《写给大家看的设计书》一书)



PART2:如何准备演讲


1、熟练演讲内容,能和ppt对应

台上一分钟,台下十年功。这话一点儿都不假,口才再好的人也需要在台下把内容背熟。你要做到的是看见ppt,就知道要说什么样的内容。

因此在演讲之前尽可能把你的演讲内容固定下来,可把要说的内容写成文稿,在大脑里形成触发机制。这样做的另一个好处是,减少你的紧张感。


2、事先练习必不可少

不管你的演讲是10分钟还是半小时,都需要进行至少一次完整的排练。要知道罗振宇在做跨年演讲前,都还得进行数小时的完整排练呢。

组织自己的演讲材料,分析听众,然后确定以何种方式来传达要表达的观点。练习的时候,可先对照稿子练习,到脱稿对镜子练习,再到给朋友讲解,让朋友提提意见,把控好自己的语速和语气。

那些期待前期不反复练习,一上台就能够如有神助、即兴发挥好的想法是根本靠不住的。


3、重视刚开始的2分钟,引起观众兴趣


好的开始是成功的一半。演讲刚开始的2-3分钟是至关重要的。好好规划这短暂的时间,避免毫无价值的背景介绍,用有趣的内容、表达形式,吸引听众,让观众跟着你的思路走,否则的话,估计台下会一大片睡觉或者玩手机的。


4、不要对自己太苛刻,学会忽略错误

演讲中的 一些小错误可能只有自己知道,听众很多时候是注意不到的。所以呢,放轻松,越轻松表现越好。演讲的本质就是和一帮人一起交流一下观念想法而已。


5、事先甩包袱,克服内心紧张

紧张的时候,想想台下的观众都是光着身子的。如果比较内向,干脆把紧张的心态和内向的性格通过自嘲的方式摆到台面上,拉近与观众的距离、比如一开始就说“其实我太不会说话,从小比较内向,但由于今天的内容很重要,所以我来给大家做一个汇报”。


6、要与现场的观众有目光交流

直视一个人总比环顾全场有效果、最容易失去听众的方法就是背对着他们。如果不违背演讲主题的话,尽量和听众保持目光交流的同时适当微笑。微笑是最有“杀伤力”的武器。


7、设定演讲的收听率

收听率指的是一场演讲认真听讲的人占总数的比重,一般一场普通演讲收听率有70%就很不错了。所以,在演讲时,看到有人玩手机,不要紧张焦虑,只要在收听率之内就可以,找到那些认真听讲的人,与他们进行目光交流。


以上部分观点出自《演说之禅》一书,本书既实用又引人入胜。无论是经理还是教师,只要涉及演讲,并期望他人倾听,都可以读一读本书,作者以业内人士的视角,告诉你如何让不同的人接受你的观点。如果你对演讲有更深层的需求,推荐一读。


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